Ny opdateret vejledning

KLIK FOR PRINTVENLIGVERSION HER!

Indledende besked fra Projektlederen 

Alle ændringer gælder fremtidig indtastning og fejlretningsarbejde. Lad være med at bruge tid på at opsøge det der allerede er indtastet.

Jeppe vil så vidt muligt foretage masserettelser i databasen, men det kommer til at tage noget tid. Fødesteder og stillinger er der superbrugere som er i gang med at rette.

 

Ændringer

  • Vi går væk fra kildetro indtastning og følger moderne retskrivning
  • Herefter skal fødesteder skrives på nutidigt dansk og stillinger indtastes i normaliseret form.
  • Ved fejl i navn, fødested og fødselsdato kan det korrekte skrives ind i indtastningsfelterne, dokumenteret ved et kirkebogsopslag.
  • Forkortelser skrives helt ud. Stillinger, stednavne mm.
  • Datoformat til dd-mm-åååå overalt.
  • Kirkebogshenvisninger er ændret i udformning. Begrundelse bl.a. at Arkivalieronline er ændret. Henvisning mellem registerblade: formen er ændret til id: 123456 (eksempel), som kan kopieres direkte fra bladet.
  • Dato for vielse og ægtefælles/sambos indflytning er forenklet til kun 2 muligheder.
  • Indtastning af kaldenavne er ændret. Der indføres mulighed for at taste et kaldenavn med ind i efternavnsfeltet som et dobbelt efternavn, hvis personen senere får det som officielt navn. Begrundelse: søgbarhed.
  • Øvrige kaldenavne, øgenavne mm. indtastes i feltet særlige bemærkninger.
  • Feltet med navnet Opgang ændres til Indgang.
  • På, ved, i og pr. indtastes ikke ved fødesteder. Erstattes med komma + mellemrum.
  • Rejser via København. Kan nu tastes som 2 adresser og ved brug af gadenavnet ’København’.
  • Adresser med ændret nummerering, gentages med nyt nummer.

 

 

 

1. Generelt om indtastningen

  • Indtast på nutidigt dansk. Stednavne og stillingsbetegnelser skal følge gældende retskrivning.
  • Datoformatet er dd-mm-åååå
  • Forkortelser i navne, stillinger og fødesteder skrives helt ud.
  • Tegnsætning: Der sættes mellemrum efter komma. Der sættes semikolon (uden mellemrum) mellem en persons stillinger. Spørgsmålstegn på bladet indtastes ikke. Undgå brug af parentes.
  • Overstregede ord: personer (døde eller fraskilte ægtefæller, børn der er fyldt 14 år) samt stillinger indtastes, medmindre det er en tydelig fejlskrivning på bladet. Overstregede adresser er som regel en fejl og indtastes i så fald ikke.
  • I kommentarfelterne kan skrives f.eks. en kildehenvisning, en dato for ægtefælles indflytning eller en henvisning mellem sammenhørende blade. Kommentarfelterne må ikke bruges til indtastning af data fra registerbladet.
  • Hvis der kan påvises fejl i personers navn, fødested eller fødselsdato, kan de korrekte oplysninger indtastes. I kommentarfeltet til registerbladet skal der stå en kildehenvisning til en pålidelig kilde. Kirkebogen er den primære kilde til kontrol af fødselsdato og fulde navn.
  • Eksempler på kildehenvisning til en kirkebog:
  • Københavns amt, Helligkors sogn, HM 1889-1891, fødte, side 56, nr. 397, AO: opslag 57.
  • Svendborg amt, Stenstrup sogn, KM 1849-1891, FKVD, side 27, nr. 5, AO: opslag 29.
  • HM: hovedministerialbog, KM: kontraministerialbog. Man kan henvise til andre registerblade og til mandtalslister, men de er ikke pålidelige kilder til kontrol af persondata. Henvisning til andre registerblade, se afsnit 2. nedenfor.
  • Eksempel på henvisning til en mandtalsliste: Politiets mandtal, Adelgade, 1871, november, item=1908289 (se item-nr. i adresselinjen øverst).
  • Folketællinger indeholder en del fejl og anses ikke for at være en pålidelig kilde.

 

2. Indtastning af oplysninger om registerbladet

 

Udfyldelsesdato (Udfærdigelsesdato)

Udfyldelsesdatoen og datoen ved første adresse er som regel den samme. Hvis udfyldelsesdatoen mangler, bruges datoen ved første adresse. Hvis der ingen dato er, skal du ikke indtaste noget.

 

Særlige bemærkninger

I feltet særlige bemærkninger indtastes politiets noter: regbl. II, afhørt, opholdsbog, alimentant, troværdighedsattest, generalieblad, cirkuleret og politiefterretninger (P. E.), plejemoder osv..

Desuden oplysninger vedrørende navneændring og evt. kaldenavn (se afsnit 3. under navn)

Der sættes komma + mellemrum mellem de forskellige oplysninger.

Se Om politiets noter

 

Henvisning til andre registerblade

Nogle personer har flere registerblade, der har været hæftet sammen. Kontroller, at navnet er indtastet på alle personens blade. Bladene skal henvise til hinanden med id-numre. 

Eksempel på 2 sammenhørende blade:

I kommentarfeltet til registerbladet skrives på blad A: Blad A. Blad B id: 3332806
I kommentarfeltet til registerbladet skrives på blad B: Blad B. Blad A id: 3332805  

Hvis man finder blade under andre politidistrikter, kan man henvise til dem med registerbladets id.

Eksempel:
Se registerblade id: 1861745 og  id: 72605

 

Oplysninger yngre end 75 år

Hvis der er tilføjet oplysninger mindre end 75 år før indtastningstidspunktet, indtastes de ikke. I kommentarfeltet til oplysninger om registerbladet skrives:

Oplysninger op til 19XX , hvor XX er året for den seneste tilføjelse på bladet.

Københavns folkeregisters personale har skrevet på bladet

Oplysningerne indtastes i et kommentarfelt. Hvis teksten er meget lang, kan man i stedet skrive

 Der er yderligere oplysninger på bladet  i kommentarfeltet til oplysninger om registerbladet.

 

3. Indtastning af personer

Navn

Ægtefælle/sambo og børn får automatisk skrevet hovedpersonens efternavn. Hvis de har et andet efternavn end hovedpersonen, skal det ændres, så det svarer til det som står på registerbladet. OBS. Hvis noget rettes, indsættes hovedpersonens efternavn automatisk igen. Efternavne som indeholder en bindestreg skrives samlet. Eksempel: Peter Wibek-Knudsen, selv om der på registerbladet står 'Knudsen, Peter Wibek-Hvis et navn indeholder von, de eller lignende, indtastes dette som fornavn.Eksempel: Carl von Bülow (I feltet efternavn indtastes Bülow, og i feltet fornavn Carl von).

 

Ved navneændring skrives det tidligere efternavn (fødenavnet) i feltet fødenavn. Eksempel: Peter Bjerregaard (født Hansen). Politiets noter angående navneændring skrives i feltet særlige bemærkninger. Her kan du også skrive ordet 'navneændring', hvis der f.eks. kun står en dato. Eksempler: Navneændring: 19-10-1906. Navneændring: Således ifølge bevilling af 19-10-1906 fra overpræsidenten.

 

Kælenavn, øgenavn og pseudonym indtastes i feltet særlige bemærkninger lige som politiets noter. Skriv ordet kaldet foran. Undgå forkortelser og parenteser.Eksempler på kæle- eller øgenavn:Stærke Jens, Flaske Frederik, Rødspætte Maren, Maddy, Rosa, Klør Dame, Boy, Karen Spit

Eksempler på pseudonym (kunstnernavn, artistnavn):

Carit Etlar, Carl Brisson, Dick Nelson

 

Kaldenavn skrives typisk af politiet som (kl. Skovsø),(kl. Johansen),(kld. Merry).

Kaldenavnet indtastes i feltet særlige bemærkninger lige som politiets noter. Skriv ordet kaldet foran, undgå forkortelser og parenteser.

Et kaldenavn kan også tastes i feltet efternavn som et dobbelt efternavn, hvis man har viden om, at det enten er, har været (f.eks. før skilsmisse) eller senere bliver personens officielle efternavn. 

Eksempler: Carl Emil Jacobsen, født i Skive, kaldet ”Skive” (efternavn: Jacobsen, i særlige bemærkninger: kaldet Skive.

Jens Peter Nielsen, født i Hvalsø, kaldet ”Hvalsø”. Det kan dokumenteres, at personen senere får navnet officielt, så her kan Nielsen Hvalsø indtastes i feltet efternavn. Skriv også kaldenavnet ind i feltet særlige bemærkninger: kaldet Hvalsø.

 

Vær opmærksom på, at udenlandske regler for personnavne kan være forskellige fra danske regler.

 

Stilling

Stillingsbetegnelser skrives på nutidigt dansk, og forkortelser skrives helt ud. Stillinger indtastes i kronologisk rækkefølge når det er muligt. Ellers indtastes de fra venstre mod højre.

Eksempel: Bagerlærling;Bagersvend;Bagermester.

Der sættes semikolon (uden mellemrum) mellem stillinger.

Pensioneret, forhenværende og lignende indtastes før stilling.

Eksempel: Pensioneret præst

 

I feltet stilling indtastes også ægteskabelig stilling (civilstand):
Eksempler: Enke, frøken, frue, enkefrue, samlever, forladt kone, fraskilt, separeret, samlever ikke med manden, lever på polsk, polsk giftermål.

Familiær stilling indtastes også i feltet stilling:
Eksempler: Datter af tømrermester Jensen, Tilhuse hos portner Rasmussen

Hvis der står gift på registerbladet og ægtefællen mangler, indtastes gift i feltet stilling ved hovedpersonen. Ellers indtastes ordene gift og ugift ikke.

Hvis familien ikke bor sammen med hovedpersonen, indtastes oplysningen i feltet stilling.

Eksempel:

Skibssmed (1. stilling);Gift. Familien bor i Helsingør (2. stilling)

 

Fødselsdato mangler

Hvis man kun kender årstal eller alder, indtastes årstallet eller beregnet fødselsår.

Beregnet fødselsår = registerbladets udfyldelsesår  minus alder.

 

Fødested

Danske stednavne skrives på nutidigt dansk. Forkortelser skrives helt ud.

 'På, i, ved, pr.' indtastes ikke.

Eksempel: 'Kornerup pr. Roskilde' indtastes som Kornerup, Roskilde.

Udenlandske fødesteder skrives: land + komma + mellemrum + stednavn. Hvis landet mangler, kan det tilføjes. I tvivlstilfælde skrives kun stednavnet.

Udenlandske stednavne er under rettelse til en kontrolleret form og må kun ændres efter aftale med projektledelsen.

 

Dato for vielse eller ægtefælles/sambos indflytning

Datoerne 1/5 og 1/11 er de datoer, hvor politiet ud fra mandtalslisten har noteret en ægtefælle eller sambo på adressen. I kommentarfeltet til ægtefællen skrives: noteret + dd-mm-åååå.

Eksempler:
Noteret 01-05-1908

Noteret 01-11-1917

Hvis der står en præcis vielsesdato, f.eks. 27/2 1907, skrives Gift 27-02-1907.

 

Ægtefælle eller sambo nævnt indirekte

En ægtefælle kan være nævnt indirekte, når der under ægteskabelig stilling f.eks. står 'Gift med Hans Larsen', 'Enke 18/5 1921' eller 'Enke efter bager'. I de tilfælde indtastes ægtefællen med de oplysninger, som er til rådighed. Hvis der kun står 'enke', skal en ægtefælle ikke indtastes.

Hvis der f.eks. står 'lever på polsk med Hans Larsen', indtastes samboen (Hans Larsen) som en ægtefælle. Husk at kontrollere, at samboen er indtastet med sit eget efternavn.

 

4. Indtastning af adresser

 

Dato

Hvis den første adresse på bladet mangler dato, bruges registerbladets udfyldelsesdato. Hvis begge datoer mangler, indtastes 00-00-0000 i datofeltet til adressen. Se også Fra-note.

 

Gade

Gader i København og på Frederiksberg er oprettet på gadelisten. Gade vælges ved at begynde at skrive navnet, evt. bare den del, som man bedst kan læse. Herefter kommer systemet med forslag. Der står også bydele, hospitaler, institutioner mv. på gadelisten. Desuden:

*Ulæselig

*Ikke umiddelbart bestemmelig (man er i tvivl om tydningen af en adresse)

*Ikke eksisterende, skal oprettes (gadenavnet mangler på listen)
*Nærmere specificeret i sted
(lokalitet man ikke kan finde adressen på)
Uden bolig (boligløs)
Ufuldstændig adresse
Ukendt adresse

Militærtjeneste  (vælges når der ikke er angivet et sted)

Anholdt
Dødssted
(adressen hvor hovedpersonen er død indtastes i feltet Sted)

Hvis politiet kun har skrevet lokalitet, og lokaliteten ikke står på gadelisten, skal adressen findes frem og skrives ind. Spørg evt. i forum.

Hvis gadenummeret er et interval, f.eks. nr. 22-24, indtastes det første nummer (her: 22) i feltet gadenummer. Derefter skrives -24 i feltet indgang uden brug af mellemrum.

Når en person bor på samme adresse ved flere opdateringer, skriver politiet nogle gange kun datoerne. I så fald skal adressen gentages, dvs. at den indtastes med alle datoer.

Nogle gader får ændret deres nummerering.

Politiet skriver det som ”Nyt Nr.” ud for en adresse, som regel med en dato. I så fald indtastes adressen en gang til med det nye gadenummer.

Eksempel:

1-5-1906: Jagtvej 73 F, 2.

1-11-1906: Jagtvej 109 F, 2.

Registrators kommentar: Nyt nummer

 

 

Indgang

Feltet indgang anvendes til at beskrive indgangen til adressen eller adressens art.

Eksempler på ord, der indtastes i feltet indgang:

Forhus, sidehus, baghus, over gården, villa (dvs. en unavngiven villa), opgang 3, barak 48,  dør 7, have 103,  et bræddeskur, matr. 16 a  (matrikelnummer skrives matr.).

Adresser i tæt bebyggede gader kan have både gadenummer, bogstav og opgangsnummer.

Eksempel på indtastning af adressen Nansensgade 17 A, 2. opg., 5. sal:

Nansensgade (i feltet gade) 17 (i feltet gadenummer), A (i feltet bogstav), 2. opgang (i feltet indgang), 5. (vælg etage).

 

Sted og ord som er knyttet til Sted

I feltet sted indtastes navne på bygninger, gårde, villaer, firmaer, arbejdspladser, skoler, kaserner, barakker, hoteller mv.. Nogle af disse står på gadelisten og skal så indtastes i feltet Gade.

En del personer bor på deres arbejdsplads, og nogle opholder sig som patienter på et hospital. Hvis der ud for adressen står ”i tjeneste”, ”som patient” eller lign., skrives det ind i feltet sted.

Eksempler:

I tjeneste (i feltet sted), Vestre Fængsel  (i feltet gade)

Som patient (i feltet sted), Kommunehospitalet  (i feltet gade)

Hotel Phønix i tjeneste (i feltet sted), Bredgade (i feltet gade) 37 (i feltet gadenummer)

 

I tjeneste/logerende (Bor hos/i)

I dette felt indtastes navnet på personen som hovedpersonen er logerende hos eller er i tjeneste hos (selve arbejdsstedet indtastes i feltet sted).

 Her indtastes også Hj./Hjem (Klik på 'Hjemmet') og Egen lejlighed (ofte angivet som E.L.).

Tj. (i tjeneste hos) og l. (logerende hos) indtastes ikke.

 

Fra-note

I feltet fra-note skrives byen eller tjenestestedet, som personen kommer fra.

Fraflytningsadresser tastes med by + komma + mellemrum + adresse.

Et landenavn kan indtastes foran et udenlandsk stednavn. 

 

Eksempel på brug af fra-note:

Fra Aarhus, Kaløgade 4 til Sønder Boulevard 47, stuen

I fra-noten indtastes Aarhus, Kaløgade 4 og i adressefelterne Sønder Boulevard 47, stuen.

Fra militærtjeneste til Vesterbrogade 20

I fra- noten indtastes militærtjeneste og i adressefelterne Vesterbrogade 20

 

Når en adresse fra gadelisten uden dato står inden en adresse med dato indtastes den første adresse i fra-noten:

Eksempel: Sølvgade 7 (uden dato), på næste linje Adelgade 106 den 01-11-1899.

Adressen Adelgade 106 indtastes og datoen udfyldes. I fra-noten  indtastes Sølvgade 7.

 

Ved indtastning i fra-noten af gader som findes på gadelisten skal man kopiere gadenavnet fra listen og tilføje gadenummer m.m..

Eksempel: Smallegade (Frederiksberg) 42 B, 3. th.

 

5. Flytning ud af København

 

Frameldt (Udtrukket, Udgået)

En person er flyttet (eller formodes at være flyttet) ud af  Københavns Kommune.

Datoen udfyldes og der sættes hak i feltet frameldt. Ordet 'Frameldt' dannes af systemet og indtastes ikke.

Hvis datoen mangler gøres et af følgende:

Eksempel 1:

Frameldt uden dato, på næste linje en adresse med dato, f.eks. Bredgade 21

Der sættes ikke hak i Frameldt, men i fra-noten skrives ordet frameldt og dato og adresse indtastes. På bladet står derefter: fra Frameldt til Bredgade 21.

Eksempel 2:

Hvis Frameldt (eller Udtrukket, Udgået) står sidst på bladet uden dato, sættes et hak i feltet frameldt og 00-00-1950 indtastes i datofeltet.

 

Til-note

Hvis der står på bladet, hvor personen flytter hen, indtastes det i feltet til-note.
Eksempler:

Frameldt til Randers, Vestergade 43 (dato, hak i Frameldt, i til-note: Randers, Vestergade 43)

Frameldt til Odense for at aftjene sin værnepligt (dato, hak i Frameldt, i til-note: Odense for at aftjene sin værnepligt)

Hvis personen flytter ind hos en arbejdsgiver eller lign., bruges feltet 'i tjeneste/logerende'.

Ordet  'Til' dannes af systemet og skal ikke indtastes. Hvis der både er en fra-note og en til-note, danner systemet en sætning med ordene til til. Det er ikke en fejl.

Et landenavn kan indtastes foran et udenlandsk stednavn.

 

Rejse via København

København er oprettet på gadelisten. Når en person rejser via København uden at få registreret en adresse, kan det indtastes i 2 trin.

Eksempel: personen XX rejser den 1.5.1915 fra Helsingør til Køge via København:
01-05-1915: Fra Helsingør til København (i fra-note: Helsingør, i feltet gade: København)
01-05-1915: Frameldt til Køge
(hak i Frameldt, i til-noten: Køge)

 

6. Diverse

 

Klik på komplet registreret, når alt er kontrolleret, også det du ikke selv har indtastet.

Hvis du konstaterer fejl i indtastningen, som du ikke selv kan rette, skal bladet fejlmeldes. Brug rubrikken Rapporter fejl nederst i indtastningsbilledet, vælg: fejl i registreringen og skriv en lille kommentar.

Et fejlrapporteret blad må ikke markeres som komplet registreret.

 

Forum

Spørg i forum hvis:

Du er i tvivl om indtastningen eller

Du har problemer med tydning af teksten.

Hvis det bare er en mindre del du ikke kan læse, så få hjælp i forum. Hvis en større del af registerbladet er ulæseligt, så fejlmeld det. Det er bedre at fejlmelde end at skrive noget man er usikker på.

Se Fejlrapportering

Ved henvisning til et registerblad i forum skal du indsætte bladets id-nr. eller et link. Linket til registerbladet står i adresselinjen øverst. Man kopierer linket ved at markere det og trykke Ctrl+C. Indsæt kopien af linket i din tekst med Ctrl+V.

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

 

Tak til Eva Ersbøll og Jette Meyn for et stort arbejde med at udarbejde denne opdateret vejledning.

 

 

footer-logo

Københavns Stadsarkiv

Københavns Rådhus, 1599 Kbh.V
Tlf: 33 66 23 70  |  Denne email adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.   |  facebook